Elektronikus számlázás
Napjainkban minden vállalat számára – mérettől függetlenül – fontos szempont a költségek csökkentése. Erre nyújt hatékony megoldást az elektronikus számlázás, illetve az elektronikus archiválás.
Az elektronikus számlázásnak számos előnye van a hagyományos számlázással szemben. Ezek közül a három legfontosabb: a költséghatékonyság, az időtakarékosság és a környezetbarát technológia.
- Költséghatékony, hiszen nem kell költeni a postai költségekre, a nyomtatásra, sokszorosításra, a számlák másod- és harmadpéldányainak tárolására.
- Jelentős idő takarítható meg vele, mert az ügyfél azonnal megkapja a számlát például e-mailen, a számla befizetése online intézhető, esetlegesen az e-számlával integrált megoldásként.
- Az előnyök között azonban arról sem szabad megfeledkeznünk, hogy ez a számlázási mód igen környezetbarát, sokkal kevesebb papír és elektronikai eszköz felhasználása szükséges a folyamathoz. Egy uniós felmérés szerint az új technológia bevezetésével évente akár 3 millió tonnával csökkenthető lenne a CO2-kibocsátás.
Elsősorban azoknak a vállalatoknak érdemes áttérni az elektronikus számlázásra, amelyek nagy mennyiségben bocsátanak ki számlát vagy tömeges befogadók. Az átállás beruházási költsége a mérettől függően eltérő lehet, de már havi néhány számla esetében is rövid távon megtérülhet a beruházás.
Az e-számla hazai és nemzetközi szabványokra és jogszabályokra épül, és jogkövetkezménye teljes mértékben megegyezik a papír alapú számláéval. Aki elektronikus számlázást szeretne választani a hagyományos számlázás helyett, mindössze pár lépést kell megtennie.
Az elektronikus számlázás két részre bontható:
- számlakibocsátás,
- számlabefogadás.
A számlakibocsátás a technikailag egyszerűbben kezelhető folyamat: esetében módosítani kell az ügyféllel kötött szerződést arra vonatkozóan, hogy az ügyfél elfogadja az e-számlát, ezt követően az e-számlázás ténye, és az ehhez szükséges információk rögzítésre kerülnek a számlázási rendszerben, és már csak az e-számla elkészítése, archiválása és ügyfélhez történő eljuttatása van hátra. Ez vagy kiadható egy erre szakosodott szolgáltató részére vagy integrálni kell a meglévő számlavezető rendszerhez egy e-számla modult, amely előállítja és a befogadó részére eljuttatja a számlát. A Noreg Kft. az elektronikus számlakibocsátáshoz rendelkezik számos modullal és szolgáltatással: az ügyfélhez telepített és utána az ügyfél által üzemeltetett kriptográfiai modultól kezdődően, a webszervíz interfészen keresztül elérhető e-számla előállító szolgáltatáson át az SAP integrált megoldásig.
Az elektronikus számlák befogadása a jogszabály megengedő volta miatt technikailag nehezebben kivitelezhető feladat, hiszen számos formátum megengedett. Adott formátum keretek mellett a számlákon lévő aláírások, időbélyegek, a számlák NAV által elvárt adattartama ellenőrizhető, de mindegyik bejövő számla formátum automatikus ellenőrzése már nehezen megoldható. A Noreg Kft. által kifejlesztett modul a legelterjedtebb formátumokat (aláírt PDF, XAdES, es3 akta) támogatja és kezeli. A megoldásunk befogadó oldalon is integrálásra került az SAP alkalmazáshoz, így SAP területen teljes körűen integrált megoldással rendelkezünk, de a Noreg e-számla motorja bármely másik számlázási rendszerhez is könnyedén integrálható (PDF/XML file vagy web-szervíz alapú integráció).
A Noreg Kft. a hatályos hazai jogszabályoknak és nemzetközi szabványoknak megfelelő elektronikus számlázó rendszert fejlesztett, amely ügyfelei számára biztonságos, automatikus számlázást tesz lehetővé. A megoldás alapját az implementáció függvényében a Noreg eSign Toolkit vagy az OrchIDEA biztosítja. Az elszámolási lehetőségek széles skálán mozognak: lehetőség van a termék megvásárlására vagy bérlésére, a tranzakció alapú elszámolásra, illetve ezek tetszőleges kombinációjára.